Régularisation des charges locatives : comment ça fonctionne ?

Chaque année, de nombreux locataires découvrent un solde de charges locatives à payer ou à récupérer. Cette régularisation peut créer des incompréhensions, voire des conflits, si elle est mal faite. Voici ce que vous devez savoir pour bien la comprendre en 2025 ✅.

Voici ce qu’il faut retenir sur la régularisation des charges locatives, selon les experts d’Investir dans l’ancien :

• 📅 La régularisation des charges consiste à comparer les provisions versées avec les dépenses réelles.
• ⚖️ Elle est obligatoire chaque année pour les logements en résidence principale.
• 💧 Seules les charges récupérables sont concernées : eau, chauffage, entretien, ordures, ascenseur…
• 🧾 Le bailleur doit justifier précisément les montants : décompte, factures, méthode de répartition.
• ⏱ Il dispose de 3 ans pour réclamer un solde, mais doit rembourser un trop-perçu sous 1 an.
• 💬 En cas de litige, un recours amiable est recommandé avant de saisir la commission de conciliation ou le tribunal.
• 🧮 Le calcul est simple : charges réelles – provisions versées = solde à payer ou à rembourser.
• 🧑‍💼 Vous pouvez consulter un professionnel (gestionnaire, avocat, expert-comptable) en cas de doute ou de montants élevés.
• 🏠 Investir dans l’ancien vous accompagne pour gérer vos locations et éviter les erreurs sur les charges.

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?

Définition simple et obligation légale

La régularisation des charges locatives consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réellement engagées par le bailleur. Si le locataire a trop payé, il doit être remboursé. S’il n’a pas assez versé, il doit régler la différence.

C’est une obligation légale prévue à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pour les logements loués à titre de résidence principale.

Les charges concernées

Seules les charges récupérables sont concernées par cette régularisation, comme :

• L’eau froide et chaude 💧
• Le chauffage collectif 🌡
• L’entretien des parties communes 🧹
• Les ordures ménagères 🗑
• L’ascenseur 🛗

Provisions vs charges réelles

Chaque mois, le locataire paie une provision estimée. Mais en fin d’année, le bailleur doit comparer ces montants avec les dépenses réelles, puis procéder à une régularisation.

Quand et comment le bailleur doit-il procéder à la régularisation ?

Périodicité

La régularisation se fait en général une fois par an, à la date anniversaire du bail ou à la clôture de l’exercice comptable.

Les délais légaux pour agir

• Le bailleur a 3 ans pour réclamer un solde au locataire (article 7-1 de la loi de 1989).
• En revanche, s’il y a trop-perçu, il doit rembourser dans l’année qui suit l’envoi du décompte au locataire.

Communication avec le locataire

Le bailleur doit envoyer :

• Un courrier ou un email avec le décompte annuel
• Un récapitulatif précis des dépenses
• Les modalités de calcul de la régularisation

📌 À noter : depuis 2023, si le locataire en fait la demande, les justificatifs doivent être consultables pendant 6 mois (source : ANIL).

Comment calculer la régularisation des charges ?

La méthode de calcul

La formule est simple :

Exemple concret

➡️ Dans cet exemple, le locataire doit 30 € supplémentaires au bailleur.

Cas d’un trop-perçu

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit rembourser la différence, sauf s’il obtient l’accord du locataire pour la déduire du prochain loyer.

Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir ?

Le détail des charges

Le bailleur doit présenter un décompte poste par poste, avec le total, les montants déjà versés, et le solde à payer ou à rembourser.

Les copies des factures

Le locataire peut consulter :

• Les factures d’eau, d’électricité ou de chauffage
• Les contrats d’entretien
• Les appels de charges de copropriété

Le mode de répartition

Le bailleur doit aussi préciser le mode de répartition utilisé :

• Tantièmes de copropriété
• Pro-rata de surface ou de temps d’occupation

Que faire en cas de litige sur la régularisation ?

Le droit du locataire à contester

Le locataire peut refuser de payer une régularisation s’il estime qu’elle est mal justifiée ou incorrecte.

Le recours amiable

• Demander des explications détaillées
• Vérifier les justificatifs
• Tenter une résolution à l’amiable par écrit

Le recours légal

Si aucun accord n’est trouvé :

• Commission départementale de conciliation (gratuite)
• Tribunal judiciaire (procédure simplifiée jusqu’à 5 000 €)

📌 Selon l’ADIL, plus de 15 % des litiges locatifs concernent la régularisation des charges.

Quels sont les délais de remboursement d’un trop-perçu ?

Ce que dit la loi

Depuis la loi ALUR, le bailleur doit rembourser le trop-perçu dans l’année qui suit l’envoi du décompte au locataire.

Exemple concret

Si le décompte est envoyé en juin 2025, le remboursement du trop-perçu doit être effectué avant fin juin 2026.

Les bons réflexes

✅ Utiliser un relevé clair et daté
✅ Proposer un virement rapide ou une déduction sur le loyer suivant

Quand consulter un professionnel ?

Faire appel à un expert est conseillé si :

• Le montant de la régularisation est important ou contesté
• Le bien est en indivision ou en SCI
• Vous gérez plusieurs locataires et avez besoin d’un suivi précis

Combien ça coûte ?

• Expert-comptable ou avocat : 80 à 200 €/h
• Gestionnaire locatif : souvent inclus dans les honoraires de gestion (entre 5 % et 10 % du loyer)

Investir dans l’ancien vous accompagne dans la gestion de vos investissements locatifs dans toute la France

Gérer une location, ce n’est pas qu’encaisser un loyer. Vous avez des obligations légales à respecter, notamment sur la régularisation des charges locatives. Une erreur ou un oubli peut entraîner des litiges, voire des sanctions.

Investir dans l’ancien vous aide à :

• Comprendre les règles qui protègent vos droits et ceux de vos locataires
• Éviter les erreurs fréquentes sur les justificatifs, les délais, ou les méthodes de calcul
• Trouver les bons outils : simulateur de charges, modèles de courriers, checklist de fin d’exercice