Régularisation des charges locatives : comment ça fonctionne ?


Chaque année, de nombreux locataires découvrent un solde de charges locatives à payer ou à récupérer. Cette régularisation peut créer des incompréhensions, voire des conflits, si elle est mal faite. Voici ce que vous devez savoir pour bien la comprendre en 2025 ✅.

Voici ce qu’il faut retenir sur la régularisation des charges locatives, selon les experts d’Investir dans l’ancien :

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?

Définition simple et obligation légale

La régularisation des charges locatives consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réellement engagées par le bailleur. Si le locataire a trop payé, il doit être remboursé. S’il n’a pas assez versé, il doit régler la différence.

C’est une obligation légale prévue à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pour les logements loués à titre de résidence principale.

Les charges concernées

Seules les charges récupérables sont concernées par cette régularisation, comme :

Provisions vs charges réelles

Chaque mois, le locataire paie une provision estimée. Mais en fin d’année, le bailleur doit comparer ces montants avec les dépenses réelles, puis procéder à une régularisation.

Quand et comment le bailleur doit-il procéder à la régularisation ?

Périodicité

La régularisation se fait en général une fois par an, à la date anniversaire du bail ou à la clôture de l’exercice comptable.

Les délais légaux pour agir

Communication avec le locataire

Le bailleur doit envoyer :

📌 À noter : depuis 2023, si le locataire en fait la demande, les justificatifs doivent être consultables pendant 6 mois (source : ANIL).

Comment calculer la régularisation des charges ?

La méthode de calcul

La formule est simple :

Régularisation = Charges réelles – Provisions versées

Exemple concret

Poste de charges

Dépenses réelles (€)

Provisions versées (€)

Écart (€)

Eau

320

360

-40

Chauffage

550

480

+70

Entretien parties communes

180

180

0

Total

1 050

1 020

+30

➡️ Dans cet exemple, le locataire doit 30 € supplémentaires au bailleur.

Cas d’un trop-perçu

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit rembourser la différence, sauf s’il obtient l’accord du locataire pour la déduire du prochain loyer.

Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir ?

Le détail des charges

Le bailleur doit présenter un décompte poste par poste, avec le total, les montants déjà versés, et le solde à payer ou à rembourser.

Les copies des factures

Le locataire peut consulter :

Le mode de répartition

Le bailleur doit aussi préciser le mode de répartition utilisé :

Que faire en cas de litige sur la régularisation ?

Le droit du locataire à contester

Le locataire peut refuser de payer une régularisation s’il estime qu’elle est mal justifiée ou incorrecte.

Le recours amiable

Le recours légal

Si aucun accord n’est trouvé :

📌 Selon l’ADIL, plus de 15 % des litiges locatifs concernent la régularisation des charges.

Quels sont les délais de remboursement d’un trop-perçu ?

Ce que dit la loi

Depuis la loi ALUR, le bailleur doit rembourser le trop-perçu dans l’année qui suit l’envoi du décompte au locataire.

Exemple concret

Si le décompte est envoyé en juin 2025, le remboursement du trop-perçu doit être effectué avant fin juin 2026.

Les bons réflexes

✅ Utiliser un relevé clair et daté
✅ Proposer un virement rapide ou une déduction sur le loyer suivant

Quand consulter un professionnel ?

Faire appel à un expert est conseillé si :

Combien ça coûte ?

Investir dans l’ancien vous accompagne dans la gestion de vos investissements locatifs dans toute la France

Gérer une location, ce n’est pas qu’encaisser un loyer. Vous avez des obligations légales à respecter, notamment sur la régularisation des charges locatives. Une erreur ou un oubli peut entraîner des litiges, voire des sanctions.

Investir dans l’ancien vous aide à :