La réalisation d'un état des lieux obéit à certaines contraintes. Celles-ci sont définies par la loi et en particulier par un décret publié en 2016 qui fixe les modalités d'établissement d'un état des lieux pour un logement à usage locatif.
Lorsque vous signez un nouveau contrat de location avec un locataire ayant pour objet un logement destiné à devenir sa résidence principale, il est très fortement conseillé de réaliser un état des lieux du logement et de ses annexes lors de la remise des clés aux locataires. La réalisation d'un constat d'etat des lieux est nécessaire pour se prémunir des dégradations que pourrait causer le locataire et qui serait constatées lors de sa sortie. En effet, c'est en confrontant l'état de sortie avec l'état constaté lors de l'état des lieux d'entrée qu'il sera possible d'imputer la responsabilité des détériorations au locataire et donc de lui faire supporter le coût de remise en état.
Pour être conforme un état des lieux doit comporter certaines informations obligatoires et respecter un certain formalisme. Les indications qui doivent être obligatoirement inscrites dans un formulaire d'état des lieux sont décrites dans un décret de mars 2016 :
- Le type d'état des lieux (entrée ou de sortie)
- La date de réalisation
- L'adresse précise du logement loué
- Le nom et l'adresse du bailleur
- Le nom du ou des locataires
- Les relevés des compteurs d'énergie et du compteur d'eau
- Le détail des clés remises (idem pour les badges et autres « bips »)
- La description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement
- La signature du bailleur (ou de son représentant) et du ou des locataires
Il est possible, mais non obligatoire, de joindre à l'état des lieux des photos afin d'illustrer l'état des lieux et de permettre un aperçu visuel de l'état du logement. Pour que les photos soient considérées comme fiables, il faut que chaque partie date et signe les photos.
L'état des lieux doit se dérouler dans des conditions de luminosité suffisantes et le logement doit être vide de tout élément qui ne sera pas laissé à disposition du locataire. Concernant les équipements de chauffage, le locataire pourra faire part d'observations durant le premier de mois de chauffe afin de compléter l'état des lieux initial si besoin.
Le constat d'état des lieux doit être rédigé de manière contradictoire, cela veut dire que les parties ou leur représentant doivent être présents le jour de sa réalisation et doivent ensuite le parapher et le signer. Si le locataire s'aperçoit de certains défauts après être entré dans les lieux, il dispose de 10 jours pour revoir l'état des lieux avec le propriétaire.
Enfin, il faut savoir que des cas de litiges peuvent apparaître, en l'absence d'état des lieux d'entrée, le locataire sera présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives.
Lorsque le locataire quitte le logement, il est également très important d'effectuer un état des lieux du bien de sortie. C'est en effet à ce moment que le bailleur va vérifier si le locataire a entretenu le bien conformément à ce qui lui incombe. Cette étape est d'autant plus importante pour le bailleur que l'absence d'état des lieux de sortie implique la présomption du bon état du logement au départ du locataire.
Le décret sur l'état des lieux prévoit qu'à la sortie, le modèle utilisé doit permettre de comparer facilement les états des lieux d'entrée et de sortie. L'état des lieux de sortie doit en plus indiquer la nouvelle adresse du locataire.
La loi prévoit aussi que lors de l'état des lieux de sortie, le bailleur doit tenir compte de la vétusté normale et ne peut pas en faire supporter le coût au locataire. Pour cela, la loi propose au bailleur et au locataire de se mettre d'accord sur une grille de vétusté ayant fait l'objet d'un accord collectif par ailleurs.
Si l'état des lieux contradictoire n'est pas possible, l'une ou l'autre des parties pourra faire appel à un huissier de justice pour qu'il réalise l'état des lieux. Dans ce cas, les frais d'huissier seront partagés pour moitié chacun.
En raison de la crise sanitaire causée par le Covid-19, les états des lieux doivent se faire durant les horaires en dehors du couvre-feu. Chaque participant doit veiller à respecter les gestes barrières, notamment en gardant une distance d'au moins un mètre et en portant un masque.